Gasten die schade veroorzaken in je vakantiehuis: zo ga je er professioneel mee om
Je verhuurt met zorg en trots jouw vakantiehuis of chalet. Maar dan gebeurt het: een gast meldt schade aan een deur, een gebroken koffiemachine of – erger nog – laat het huis achter met kapotte meubels. Vervelend? Zeker. Onvermijdelijk? Soms wel.
Gelukkig zijn er goede manieren om professioneel en correct om te gaan met schade door gasten. In deze blog leg ik uit hoe je dit aanpakt, van borg en verzekering tot communicatie en schadevergoeding – en hoe je vervelende situaties zoveel mogelijk voorkomt.
1. Wat valt onder schade door gasten?
Onder schade verstaan we schade die tijdens het verblijf van een gast ontstaat aan:
- Inboedel (meubels, apparatuur, servies)
- Woning zelf (vloeren, ramen, deuren, muren)
- Buitenvoorzieningen (tuinmeubilair, jacuzzi, speeltoestellen)
Er is een verschil tussen gebruiksslijtage (wat normaal is) en echte schade door onzorgvuldig gedrag.
2. Zorg voor duidelijke huisregels en communicatie
Voorkomen is beter dan genezen. Zorg daarom voor:
- Heldere huisregels (inclusief wat mag en niet mag)
- Een check-in/check-out procedure waarbij de woning samen wordt bekeken
- Vastlegging van de staat van de woning met foto’s of video’s
- Duidelijke afspraken over de borg en aansprakelijkheid
Hoe beter je communiceert, hoe kleiner de kans op discussie achteraf.
3. Werk met een borg – en houd die tijdelijk vast
Een borg is een geldbedrag dat je tijdelijk inhoudt bij een boeking. Meestal tussen de €100 en €500, afhankelijk van de woning en voorzieningen.
Je kunt de borg innen via:
- Je eigen boekingssysteem
- Platformen zoals Airbnb (zij bieden een borgregeling)
- Een aparte betaallink of bankoverschrijving
Waarom een borg belangrijk is:
- Het is een waarschuwend signaal voor gasten: wees zuinig op de woning
- Je hebt een financiële buffer bij schade
- Het biedt onderhandelingsruimte bij schadeafhandeling
Let op: vermeld altijd duidelijk hoe en wanneer de borg wordt teruggestort, en onder welke voorwaarden je (een deel) kunt inhouden.
4. Wat te doen bij schade?
Inspecteer de woning na vertrek
Doe dit bij voorkeur binnen 24 uur. Maak duidelijke foto’s van de schade als bewijs.
Neem contact op met de gast
Blijf vriendelijk, maar duidelijk. Meld de schade, laat weten dat je dit onderzoekt en geef aan dat het mogelijk gevolgen heeft voor de borg.
Bepaal de kosten
Vraag offertes op of gebruik facturen als bewijs. Zorg voor onderbouwing waarom je (een deel van) de borg inhoudt.
Stuur een nette en onderbouwde toelichting
Wees eerlijk, professioneel en transparant. Leg uit wat je inhoudt, waarom en op basis waarvan.
5. Is de schade groot? Check je verzekering
Niet alle schade valt onder de borg. Denk aan brandschade, waterschade of vernieling van grote waarde. In dat geval kun je mogelijk een beroep doen op:
- Je opstalverzekering (voor schade aan het huis)
- Je inboedelverzekering (voor meubels en apparatuur)
- Een speciale recreatiewoningverzekering
- Of de WA-verzekering van de gast (als die aansprakelijk is)
Let op: meld schade altijd tijdig en met zoveel mogelijk bewijs.
6. Werk professioneel – ook bij lastige gasten
Houd altijd de rust, ook als de gast ontkent of boos reageert. Een professionele, respectvolle toon voorkomt escalatie én toont je betrouwbaarheid.
Tip: Gebruik standaardformulieren of een schadeformulier voor gasten – dat maakt het proces duidelijk en zakelijk.
7. Leisureflow helpt bij schadeprocedures en gastbeheer
Bij Leisureflow helpen we eigenaren van vakantiehuizen, chalets en recreatiewoningen met een professionele verhuuraanpak – inclusief goede schadeafhandeling.
Wat wij bieden:
- Opzet van een borgsysteem via boekingsplatformen of eigen website
- Ondersteuning bij communicatie met gasten
- Voorbeeldbrieven en schadeformulieren
- Advies over verzekeringen en schadepreventie
- Volledig verhuurbeheer als je het uit handen wilt geven
Meer weten? Neem vrijblijvend contact met ons op.
Wij zorgen dat jouw verhuur goed geregeld is – ook als het even misgaat.
Samenvatting: hoe ga je om met schade door gasten?
- Zorg voor duidelijke huisregels en afspraken
- Werk met een borg – en wees transparant over de voorwaarden
- Controleer na vertrek altijd op schade
- Communiceer rustig en professioneel met de gast
- Documenteer alles met foto’s en offertes
- Gebruik je verzekering bij grote schade
- Wees voorbereid: schade hoort bij professioneel verhuren
Met de juiste aanpak beperk je risico’s, voorkom je stress en zorg je dat je gasten netjes en verantwoordelijk met jouw vakantiehuis omgaan.
