De kracht van een goede aankomstmail voor je vakantiehuis of vakantiepark
De boeking is binnen, de betaling voldaan – en dan? Veel verhuurders leunen achterover tot de dag van aankomst. Maar juist in de periode vóór het verblijf kun je als verhuurder het verschil maken. Hoe? Met een goede aankomstmail.
Door je gasten tijdig te voorzien van duidelijke en persoonlijke informatie, voorkom je vragen, verhoog je de gasttevredenheid én vergroot je de voorpret. In deze blog lees je waarom een aankomstmail onmisbaar is én wat je er zeker in moet zetten.
Waarom een aankomstmail zo belangrijk is
Een goede aankomstmail is méér dan alleen een routebeschrijving. Het is:
- De eerste indruk van jouw gastvrijheid
- Een manier om vragen vóór te zijn
- Een middel om verwachtingen te managen
- Een versterker van de vakantiebeleving
De voordelen op een rij:
- Minder telefoontjes of appjes met praktische vragen
- Gasten komen beter voorbereid aan
- De voorpret begint eerder – en dat vergroot de waardering
- Je komt professioneel en persoonlijk over
Wat zet je in een goede aankomstmail?
Een sterke aankomstmail bevat relevante, praktische én gastvrije informatie. Denk aan:
1. Adres en routebeschrijving
- Duidelijk adres (ook voor navigatie)
- Eventueel coördinaten of Google Maps-link
- Informatie over parkeren of aankomst via openbaar vervoer
2. Incheckinformatie
- Vanaf wanneer is de accommodatie toegankelijk?
- Hoe werkt het met de sleutel? (kluisje, receptie, persoonlijk ontvangst)
- Instructies voor laatkomers of noodgevallen
3. Wat is er aanwezig (en wat niet)
- Is er beddengoed, handdoeken, toiletpapier?
- Zijn huisdieren welkom?
- Zijn er basisvoorzieningen zoals koffie, zeep, vaatwastabletten?
4. Tips over de omgeving
- Restauranttip, eerste supermarkt, wandelroute
- Eventuele events of markten in de buurt die week
- Link naar een digitale infomap of gastenpagina
5. Contactgegevens
- Naam en telefoonnummer van de contactpersoon
- Duidelijke tijden waarop je bereikbaar bent
Bonus: een persoonlijk welkom
Bijvoorbeeld:
“Wij wensen jullie alvast een heerlijke vakantie toe. Mocht je nog vragen hebben, stuur gerust een berichtje. We kijken uit naar jullie komst!”
Wanneer verstuur je de aankomstmail?
Ideale moment: 5 tot 7 dagen voor aankomst
Dan zitten je gasten al in de vakantiemodus, zonder dat het nog stress oplevert. Bij een last-minute boeking kun je de mail direct na bevestiging sturen.
Zorg dat de mail automatisch verzonden kan worden via je reserveringssysteem of channel manager. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten.
Tip: maak je aankomstmail visueel aantrekkelijk
- Gebruik je logo of huisstijlkleuren
- Voeg een duidelijke kaart of foto toe
- Werk met bullets en tussenkopjes voor leesgemak
Voeg een QR-code toe naar je gastenpagina of infomap
Wat levert het op?
- Meer ontspannen gasten bij aankomst
- Positieve start van het verblijf
- Minder ad-hocvragen
- Hogere kans op een positieve review
- Professionele uitstraling van jouw verhuurorganisatie
In de praktijk zien we bij Leisureflow dat gasten die goed geïnformeerd arriveren, tevredener zijn en minder snel tegen problemen aanlopen. Een goede aankomstmail betaalt zich dus altijd terug.
Leisureflow helpt je met slimme gastcommunicatie
Bij Leisureflow helpen we vakantieparken en verhuurders van vakantiehuizen met het professionaliseren van hun communicatie. Van automatische aankomstmails tot digitale gastenmappen, we denken mee én nemen het werk uit handen.
Wat we bieden:
- Opstellen van sjablonen voor e-mails en welkomstberichten
- Inrichten van automatische mailflows
- Ontwikkeling van digitale infomappen en QR-pagina’s
- Optimalisatie van de gastreis: van boeking tot review
👉 Meer weten? Neem contact met ons op.
Dan zorgen we samen voor blije gasten – nog vóórdat ze gearriveerd zijn.
Samenvatting: de aankomstmail in het kort
- Verstuur je mail 5-7 dagen voor aankomst
- Zorg voor praktische én persoonlijke info
- Deel route, tijden, voorzieningen en tips
- Gebruik visuals en wees gastvrij
- Automatiseer waar mogelijk
- En vergeet niet: de voorpret is net zo belangrijk als het verblijf!
